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Du hast gerade den Satz im Kopf, den du seit zehn Minuten gesucht hast. Dann erscheint unten rechts eine Nachricht. Nur eine kurze Frage. Du antwortest schnell, weil es nicht lange dauert. Dabei siehst du eine Mail, die seit gestern offen ist. Zwei Minuten später sitzt du wieder vor deinem Dokument und liest die letzten Absätze noch einmal. Der Satz ist weg.
Solche Momente wirken belanglos. Sie dauern selten lange und gehören für viele längst zum normalen Arbeitstag. Eine Nachricht im Chat, eine E-Mail, ein Anruf, jemand steht in der Tür oder man erinnert sich selbst an etwas, das noch erledigt werden muss. Keine dieser Unterbrechungen ist für sich genommen besonders anstrengend. Trotzdem kann ein Tag voller solcher kleinen Wechsel überraschend erschöpfend sein.
Das zeigt sich auch in Befragungen. Im TK-Stressreport 2025 gaben 58 Prozent der Erwerbstätigen an, dass Unterbrechungen und Störungen sie bei der Arbeit belasten. Rund die Hälfte nannte außerdem die Informationsflut durch E-Mails, interne Nachrichten oder andere Kommunikationskanäle als Stressfaktor. Damit wird deutlich: Nicht nur die Menge der Arbeit spielt eine Rolle. Auch die Art, wie wir durch diese Arbeit hindurchkommen, kann Kraft kosten.
Die Unterbrechung ist oft nicht das eigentliche Problem
Wenn wir eine konzentrierte Aufgabe verlassen, verschwindet sie nicht einfach aus dem Kopf. Wir müssen zunächst verstehen, worum es bei der neuen Sache geht, darauf reagieren und anschließend wieder den Zusammenhang herstellen, in dem wir vorher gearbeitet haben. Je komplexer die Aufgabe war, desto deutlicher kann man diesen Moment spüren. Man schaut auf den Bildschirm und weiß zwar noch, was man gerade gemacht hat, aber nicht mehr ganz, wo der Gedanke eigentlich hinführen sollte.
Die Organisationspsychologin Sophie Leroy beschreibt einen Teil dieses Effekts als „Attention Residue“. Gemeint ist, dass unsere Aufmerksamkeit beim Wechsel zwischen Aufgaben nicht immer vollständig mitkommt. Besonders wenn eine Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, bleibt gedanklich etwas davon zurück. Man sitzt bereits in der nächsten Videokonferenz und denkt noch über den Absatz nach, den man gerade nicht fertig geschrieben hat. Oder man ist zurück im Dokument, beschäftigt sich innerlich aber noch mit der Nachricht, die eben hereinkam.
In Leroys Experimenten zeigte sich, dass solche gedanklichen Rückstände die Leistung bei der nächsten Aufgabe beeinträchtigen können. Das ist ein anderer Blick auf das, was im Alltag häufig als Multitasking bezeichnet wird. Bei anspruchsvollen geistigen Tätigkeiten erledigen wir meistens nicht mehrere Dinge gleichzeitig, sondern wechseln schnell zwischen ihnen. Und dieses Umschalten ist nicht kostenlos. Ein einzelner Wechsel fällt kaum ins Gewicht, aber an einem Tag mit vielen Unterbrechungen geschieht dieses Neuorientieren immer wieder. Man beginnt nicht zwanzigmal von vorne, aber ein kleines Stück weit schon.
Die Arbeit wird trotzdem fertig – und genau deshalb fällt es kaum auf
Besonders interessant ist, dass Unterbrechungen uns nicht zwangsläufig sichtbar langsamer machen. In einer Studie von Gloria Mark und Kollegen erledigten Versuchspersonen unterbrochene Aufgaben teilweise sogar schneller, ohne dass die Qualität ihrer Arbeit darunter litt. Gleichzeitig berichteten dieselben Teilnehmer jedoch von mehr Stress, Frustration, Zeitdruck und Anstrengung. Eine mögliche Erklärung der Forschenden: Die verlorene Zeit wurde zumindest teilweise dadurch ausgeglichen, dass anschließend schneller gearbeitet wurde.
Vielleicht ist das einer der Gründe, warum Unterbrechungen im Arbeitsalltag so leicht unterschätzt werden. Die Arbeit wird trotzdem fertig. Von außen sieht ein Nachmittag dann völlig normal aus. Die Präsentation wurde fertiggestellt, drei Mails beantwortet und das Gespräch mit dem Kollegen hat ebenfalls stattgefunden. Was man der fertigen Präsentation nicht ansieht, sind die vielen Male, in denen der gedankliche Faden neu aufgenommen werden musste. Was nach funktionierender Produktivität aussieht, kann sich von innen ziemlich anstrengend anfühlen.
Das erklärt auch, warum man an manchen Abenden erschöpft sein kann, obwohl keine einzelne Aufgabe besonders schwierig war. Die Belastung lag möglicherweise weniger darin, was man getan hat, sondern darin, wie oft man zwischen verschiedenen Dingen hin- und hergewechselt ist.
Eine Nachricht muss nicht einmal geöffnet werden
Auch eine Benachrichtigung, auf die wir gar nicht reagieren, kann Aufmerksamkeit auf sich ziehen. In einem Experiment von Cary Stothart und Kollegen beeinträchtigten bereits Benachrichtigungen auf einem Mobiltelefon die Leistung bei einer anspruchsvollen Aufmerksamkeitsaufgabe. Die Teilnehmer mussten das Telefon dafür nicht einmal benutzen.
Natürlich bedeutet das nicht, dass jede Outlook- oder Teams-Benachrichtigung automatisch unsere Konzentration ruiniert. Interessant ist vielmehr, dass eine Information unsere Aufmerksamkeit bereits beanspruchen kann, bevor wir uns überhaupt bewusst mit ihr beschäftigen. Der Name eines Absenders erscheint auf dem Bildschirm und sofort entsteht eine kleine zusätzliche Frage: Was will die Person? Ist es dringend? Muss ich reagieren? Vielleicht entscheidet man sich dagegen, die Nachricht zu öffnen. Trotzdem wurde sie wahrgenommen und eingeordnet. Aus einer Aufgabe sind für einen kurzen Moment zwei geworden.
Digitale Kommunikation verstärkt diesen Effekt, weil Nachrichten häufig genau für diesen Zweck gestaltet sind: Sie sollen bemerkt werden. Töne, rote Markierungen, kleine Zahlen und Vorschaufenster sorgen dafür, dass neue Informationen nicht unbemerkt bleiben. Für Kommunikation ist das praktisch. Für konzentrierte Arbeit nicht immer.
Die Unterbrechung kommt erstaunlich oft von uns selbst
Es wäre trotzdem zu einfach, nur Chatprogramme, E-Mails oder andere Menschen verantwortlich zu machen. Ein beträchtlicher Teil unserer Unterbrechungen beginnt im eigenen Kopf.
Du arbeitest an einer Präsentation und erinnerst dich daran, dass du noch einen Termin vereinbaren musst. Also öffnest du kurz den Kalender, damit du es nicht vergisst. Dort siehst du den Termin am Donnerstag und denkst an das Dokument, das du dafür noch brauchst. Du suchst die Mail dazu heraus, liest eine andere Nachricht mit und bist einige Minuten später mehrere gedankliche Schritte von der Präsentation entfernt.
Nichts davon war völlig unnötig. Der Termin musste tatsächlich vereinbart werden, das Dokument wird tatsächlich gebraucht. Nur musste es wahrscheinlich nicht genau in diesem Moment passieren. Gerade am Computer sind solche Abzweigungen sehr leicht geworden. Fast jeder Gedanke kann sofort verfolgt werden. Ein Begriff fällt uns ein, also suchen wir danach. Wir erinnern uns an eine Mail und öffnen das Postfach. Wir wollen etwas nicht vergessen und erledigen es lieber sofort. Was früher möglicherweise einen Gang in ein anderes Büro, einen Anruf oder einen Griff zum Aktenordner gebraucht hätte, ist heute nur noch einen Klick entfernt.
Das ist eine enorme Erleichterung. Gleichzeitig wird es dadurch sehr einfach, den eigenen Arbeitsfluss immer wieder zu verlassen. Die spannende Frage lautet deshalb nicht nur: Wer unterbricht mich? Sondern auch: Wie oft unterbreche ich mich selbst?
Nicht jede Unterbrechung ist ein Problem
Arbeit kann und soll nicht acht Stunden lang aus ungestörter Einzelarbeit bestehen. Ein Kollege braucht eine Rückmeldung, eine Kundin ruft an, im Team entsteht spontan eine gute Idee. Manche Unterbrechungen sind notwendig, andere sogar angenehm. Nach einer monotonen Aufgabe kann ein kurzes Gespräch eher entlasten als stören. Entscheidend ist deshalb weniger, ob eine Unterbrechung stattfindet, sondern wann und bei welcher Aufgabe.
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin weist in ihrer Forschung zu Arbeitsunterbrechungen darauf hin, dass insbesondere anspruchsvolle Tätigkeiten empfindlich auf Störungen reagieren können. Je stärker eine Aufgabe Konzentration, Arbeitsgedächtnis und komplexes Denken beansprucht, desto schwieriger kann der Wiedereinstieg werden. Die ausgewertete Forschung zeigt außerdem Zusammenhänge von häufigen Arbeitsunterbrechungen mit Leistungsbeeinträchtigungen, Fehlern und emotionaler Erschöpfung.
Eine kurze Frage während einer routinierten Ablage kann deshalb kaum stören. Dieselbe Frage in dem Moment, in dem man gerade versucht, eine komplizierte Rechnung nachzuvollziehen oder einen schwierigen Text zu formulieren, kann deutlich mehr kosten. Die Dauer der Unterbrechung ist in beiden Fällen vielleicht gleich, ihre tatsächliche Wirkung ist es nicht.
Wenn Erreichbarkeit zum normalen Arbeitsmodus wird
Noch etwas hat sich verändert: Für viele Beschäftigte läuft Kommunikation inzwischen parallel zur eigentlichen Arbeit. Das Mailprogramm bleibt geöffnet, daneben der Team-Chat, das Telefon liegt auf dem Schreibtisch. Wer schreibt, bekommt möglichst schnell eine Antwort.
Das kann sich sogar produktiv anfühlen. Kleine Aufgaben verschwinden sofort, niemand wartet lange und der Posteingang bleibt halbwegs übersichtlich. Gleichzeitig entsteht ein Arbeitsmodus, in dem ein Teil der Aufmerksamkeit ständig für das reserviert bleibt, was als Nächstes eintreffen könnte. Schnelle Erreichbarkeit und konzentrierte Arbeit sind beide wertvoll. Nur lassen sie sich nicht zu jedem Zeitpunkt gleich gut miteinander verbinden.
Deshalb werden Arbeitsunterbrechungen auch nicht nur als persönliches Zeitmanagementproblem behandelt. Zu den Empfehlungen der BAuA gehören unter anderem störungsarme Arbeitszeiten, das gebündelte Bearbeiten von E-Mails und mehr Entscheidungsspielraum darüber, wann eine eingehende Anfrage tatsächlich bearbeitet werden muss. Das ist ein wichtiger Unterschied. Konzentration ist nicht ausschließlich eine Fähigkeit des Einzelnen. Sie hängt auch davon ab, ob die Arbeitsumgebung Konzentration überhaupt zulässt. Wer alle zwei Minuten auf eine neue Nachricht reagieren soll, hat nicht automatisch ein Aufmerksamkeitsproblem, wenn längeres konzentriertes Arbeiten schwerfällt.
Vielleicht ist deine Konzentration gar nicht schlechter geworden
Nach einem fragmentierten Arbeitstag entsteht schnell das Gefühl, man könne sich einfach nicht mehr richtig konzentrieren. Viele kennen den Gedanken, dass die eigene Aufmerksamkeit früher irgendwie besser gewesen sei. Dann folgen Versuche, disziplinierter zu werden, das Handy wegzulegen oder sich noch stärker zum Durchhalten zu zwingen.
Manchmal liegt das Problem aber gar nicht darin, dass Konzentration grundsätzlich schwieriger geworden ist. Vielleicht muss sie einfach sehr häufig neu aufgebaut werden. Für eine anspruchsvolle Aufgabe kann deshalb schon eine begrenzte Phase helfen, in der möglichst wenig Neues dazukommt. Dafür braucht es keinen minutiös optimierten Arbeitstag und nicht unbedingt mehrere Stunden völliger Ruhe. Manchmal reichen 30 oder 45 Minuten, in denen die Vorschau neuer Nachrichten ausgeschaltet bleibt und spontane Gedanken zunächst auf einem Zettel landen. Danach darf das Mailprogramm wieder aufgehen.
Der Punkt ist nicht, möglichst unerreichbar zu werden. Es geht darum, nicht jede neue Information automatisch darüber entscheiden zu lassen, worauf die eigene Aufmerksamkeit als Nächstes gerichtet wird.
Eine kleine Übung: Wo geht deine Aufmerksamkeit hin?
Nimm dir für einen halben Arbeitstag einen Zettel oder eine einfache Notiz. Jedes Mal, wenn du eine Aufgabe verlässt, bevor du mit ihr fertig bist, machst du einen Strich. Daneben reicht ein Wort: Mail, Chat, Anruf, Kollege oder eigener Gedanke. Mehr musst du zunächst nicht verändern.
Wenn du später wieder zu deiner ursprünglichen Aufgabe zurückkehrst, achte kurz darauf, wie leicht das gelingt. Bist du sofort wieder drin? Oder musst du erst nachlesen, suchen oder überlegen, wo du aufgehört hattest?
Schau dir deine Notizen am Ende des halben Tages an und stell dir zwei Fragen:
Welche dieser Unterbrechungen mussten tatsächlich sofort passieren?
Und bei welchen Aufgaben war es besonders schwer, anschließend wieder hineinzufinden?
Wähle daraus eine einzige Veränderung für den nächsten Arbeitstag. Vielleicht bleibt das Mailprogramm während einer anspruchsvollen Aufgabe für 45 Minuten geschlossen. Vielleicht schaltest du die Vorschau neuer Chatnachrichten aus. Oder du legst einen Zettel neben dich, auf dem spontane Gedanken landen, denen du erst später nachgehst.
Nicht jede Unterbrechung lässt sich vermeiden. Darum geht es auch nicht. Interessanter ist, wie viele davon bisher einfach passiert sind, ohne dass du je entschieden hast, ob genau jetzt wirklich der richtige Zeitpunkt dafür ist.
Quellen
Techniker Krankenkasse (2025). TK-Stressreport 2025. Ergebnisse zur Belastung durch Arbeitsunterbrechungen, Störungen und Informationsflut.
Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181. DOI: 10.1016/j.obhdp.2009.04.002.
Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008). The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 107–110. DOI: 10.1145/1357054.1357072.
Stothart, C., Mitchum, A. & Yehnert, C. (2015). The attentional cost of receiving a cell phone notification. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 41(4), 893–897. DOI: 10.1037/xhp0000100.
Rigotti, T. (2016). Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt – Störungen und Unterbrechungen. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, Dortmund. DOI: 10.21934/baua:bericht20160713/1e.
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. BAuA Praxis.
