Sophia Zieres

1. Allgemeine Informationen zum Datenschutz

Vielen Dank, dass Sie unsere Dienste nutzen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Dienste in Anspruch nehmen. Wir erheben nur die Daten, die zur Nutzung unserer Plattform notwendig sind, und geben diese nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Mindvise Pascal Seitz Lamprecht Str. 51 63739 Aschaffenburg, Deutschland Tel.: 01579-2526192 E-Mail: kontakt@mindvise.de Website: https://mental.mindvise.de

3. Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Wir erheben nur die von Ihnen bereitgestellten Daten (Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Businesscode, Beratungsthema, zusätzliche übermittelte Informationen zum Beratungsanliegen), die bei der Buchung von Beratungsterminen übermittelt wurden. Diese Daten werden auf unserem Server für 30 Tage gespeichert und anschließend lokal für 12 Monate gesichert. Unsere freiberuflichen Berater:innen erhalten Ihre Daten, wenn ein Termin gebucht wird, und speichern diese ebenfalls lokal für maximal 12 Monate. Für Dienstleistungsvereinbarungen mit einer Begrenzung der monatlichen Beratungen pro Mitarbeitendem werden die Daten verwendet, um die Einhaltung der festgelegten Limits zu überwachen.

4. Buchung über Hotline

Alternativ zur Online-Buchung haben Sie die Möglichkeit, Termine über die oben angegebene Hotline zu buchen, um keine Daten über das Buchungssystem angeben zu müssen.

5. Freiwilligkeit der Nutzung

Die Nutzung der Beratungsangebote über die Plattform ist freiwillig. Es entstehen keine Nachteile, wenn Sie das Angebot nicht in Anspruch nehmen möchten.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Ihre freiwillige Einwilligung bei der Bereitstellung der Daten zur Buchung von Terminen.
• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung der Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen.
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Datenverarbeitung erfolgt im Interesse eines reibungslosen Betriebs unserer Dienstleistungen, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person überwiegen.

7. Verarbeitung besonderer Datenkategorien

Im Rahmen der Beratung können Angaben verarbeitet werden, die Rückschlüsse auf Ihre psychische Gesundheit zulassen (z. B. durch Freitextangaben zu Belastungen oder Anliegen). Diese Daten gelten als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

8. Videokommunikation

Für Videokommunikation empfehlen wir die Nutzung von Jitsi Meet auf unserem Server unter https://meet.mindvise.de. Berater:innen können frei entscheiden, ob sie diesen Server nutzen oder eine alternative Plattform wählen, welche Ihnen im Vorfeld per E-Mail mitgeteilt wird. In diesem Fall gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweils gewählten Anbieters. Möchten Sie keinen alternativen Anbieter als Videokommunikationswerkzeug nutzen, können Sie dies durch vorherige Mitteilung per E-Mail an den gewählten Berater kommunizieren. Bei der Nutzung der von Mindvise-gehosteten Jitsi-Meet-Instanz können personenbezogene Daten wie IP-Adressen erhoben werden. Diese Daten werden ausschließlich zur Ermöglichung der Kommunikation verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

9. Mental Health Assistent (ChatGPT API)

Bei Nutzung des digitalen Mental Health Assistenten können Ihre freiwilligen Freitexteingaben zur Verarbeitung an die OpenAI API übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt pseudonymisiert (ohne direkte Namens- oder Identitätszuordnung) und ausschließlich zur Bereitstellung der Assistenzfunktion. Die Übermittlung ist durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie die Teilnahme von OpenAI am EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, haben wir folgende Maßnahmen implementiert:

• Zutrittskontrolle: Die Server werden von ISO-zertifizierten Anbietern (Netcup, Alfahosting) bereitgestellt.
• Zugangskontrolle: Zugriff erfolgt nur durch passwortgeschützte Systeme mit strikten Passwortrichtlinien.
• Verschlüsselung und Datensicherung: Alle Datenübertragungen sind SSL-verschlüsselt. Daten werden alle 30 Tage gelöscht und lokal gesichert.
• Weitergabekontrolle: Verschlüsselte Kommunikationswege (E-Mail, SSL) werden genutzt.
• Trennungskontrolle: Logische Trennung von Test- und Produktionsdaten.
• Integritätskontrolle: Regelmäßige Backups und Versionskontrollen sichern die Datenintegrität.
• Rollen- und Rechte-System: Administrativer Zugriff ist eingeschränkt; es erfolgt kein Zugriff auf personenbezogene Inhalte.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen sowie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten zu fordern. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen.

12. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind;
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage zur Verarbeitung besteht;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe vorliegen;
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

13. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Postfach 22 12 19, 80502 München E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

14. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden für maximal 30 Tage auf unserem Server gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht und lokal gesichert. Freiberufliche Berater:innen speichern die Daten lokal für bis zu 12 Monate und löschen sie danach endgültig.

15. Datenübermittlung an Dritte und Drittstaaten

Wir geben personenbezogene Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur im Rahmen der Nutzung des Mental Health Assistenten. In diesem Fall ist die Übermittlung durch die Teilnahme von OpenAI am EU-U.S. Data Privacy Framework sowie durch Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO abgesichert.

16. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Ihnen eine optimale Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen. Analytische oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

18. Weiterverarbeitung für andere Zwecke

Eine Weiterverarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten für andere Zwecke ist nicht geplant. Sollte dies in Zukunft notwendig werden, werden Sie vor einer solchen Weiterverarbeitung entsprechend informiert.

19. Zeitpunkt der Bereitstellung der Informationen

Diese Informationen werden Ihnen spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung und innerhalb eines Monats nach Erhebung der Daten bereitgestellt.

20. Anpassungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen unserer Dienstleistungen zu berücksichtigen.