Worksheet: Communication as a resource

1. Allgemeine Informationen zum Datenschutz

Vielen Dank, dass Sie unsere Dienste nutzen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Dienste in Anspruch nehmen. Wir erheben nur die Daten, die zur Nutzung unserer Plattform notwendig sind, und geben diese nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Mindvise Pascal Seitz Lamprecht Str. 51 63739 Aschaffenburg, Deutschland Tel.: 01579-2526192 E-Mail: kontakt@mindvise.de Website: https://mental.mindvise.de

3. Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Wir erheben nur die von Ihnen bereitgestellten Daten (Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Businesscode, Beratungsthema, zusätzliche übermittelte Informationen zum Beratungsanliegen), die bei der Buchung von Beratungsterminen übermittelt wurden. Diese Daten werden auf unserem Server für 30 Tage gespeichert und anschließend lokal für 12 Monate gesichert. Unsere freiberuflichen Berater:innen erhalten Ihre Daten, wenn ein Termin gebucht wird, und speichern diese ebenfalls lokal für maximal 12 Monate. Für Dienstleistungsvereinbarungen mit einer Begrenzung der monatlichen Beratungen pro Mitarbeitendem werden die Daten verwendet, um die Einhaltung der festgelegten Limits zu überwachen.

4. Buchung über Hotline

Alternativ zur Online-Buchung haben Sie die Möglichkeit, Termine über die oben angegebene Hotline zu buchen, um keine Daten über das Buchungssystem angeben zu müssen.

5. Freiwilligkeit der Nutzung

Die Nutzung der Beratungsangebote über die Plattform ist freiwillig. Es entstehen keine Nachteile, wenn Sie das Angebot nicht in Anspruch nehmen möchten.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Ihre freiwillige Einwilligung bei der Bereitstellung der Daten zur Buchung von Terminen.
• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung der Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen.
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Datenverarbeitung erfolgt im Interesse eines reibungslosen Betriebs unserer Dienstleistungen, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person überwiegen.

7. Verarbeitung besonderer Datenkategorien

Im Rahmen der Beratung können Angaben verarbeitet werden, die Rückschlüsse auf Ihre psychische Gesundheit zulassen (z. B. durch Freitextangaben zu Belastungen oder Anliegen). Diese Daten gelten als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

8. Videokommunikation

Für Videokommunikation empfehlen wir die Nutzung von Jitsi Meet auf unserem Server unter https://meet.mindvise.de. Berater:innen können frei entscheiden, ob sie diesen Server nutzen oder eine alternative Plattform wählen, welche Ihnen im Vorfeld per E-Mail mitgeteilt wird. In diesem Fall gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweils gewählten Anbieters. Möchten Sie keinen alternativen Anbieter als Videokommunikationswerkzeug nutzen, können Sie dies durch vorherige Mitteilung per E-Mail an den gewählten Berater kommunizieren. Bei der Nutzung der von Mindvise-gehosteten Jitsi-Meet-Instanz können personenbezogene Daten wie IP-Adressen erhoben werden. Diese Daten werden ausschließlich zur Ermöglichung der Kommunikation verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

9. Mental Health Assistent (ChatGPT API)

Bei Nutzung des digitalen Mental Health Assistenten können Ihre freiwilligen Freitexteingaben zur Verarbeitung an die OpenAI API übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt pseudonymisiert (ohne direkte Namens- oder Identitätszuordnung) und ausschließlich zur Bereitstellung der Assistenzfunktion. Die Übermittlung ist durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie die Teilnahme von OpenAI am EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, haben wir folgende Maßnahmen implementiert:

• Zutrittskontrolle: Die Server werden von ISO-zertifizierten Anbietern (Netcup, Alfahosting) bereitgestellt.
• Zugangskontrolle: Zugriff erfolgt nur durch passwortgeschützte Systeme mit strikten Passwortrichtlinien.
• Verschlüsselung und Datensicherung: Alle Datenübertragungen sind SSL-verschlüsselt. Daten werden alle 30 Tage gelöscht und lokal gesichert.
• Weitergabekontrolle: Verschlüsselte Kommunikationswege (E-Mail, SSL) werden genutzt.
• Trennungskontrolle: Logische Trennung von Test- und Produktionsdaten.
• Integritätskontrolle: Regelmäßige Backups und Versionskontrollen sichern die Datenintegrität.
• Rollen- und Rechte-System: Administrativer Zugriff ist eingeschränkt; es erfolgt kein Zugriff auf personenbezogene Inhalte.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen sowie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten zu fordern. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen.

12. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind;
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage zur Verarbeitung besteht;
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe vorliegen;
• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

13. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Postfach 22 12 19, 80502 München E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

14. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden für maximal 30 Tage auf unserem Server gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht und lokal gesichert. Freiberufliche Berater:innen speichern die Daten lokal für bis zu 12 Monate und löschen sie danach endgültig.

15. Datenübermittlung an Dritte und Drittstaaten

Wir geben personenbezogene Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur im Rahmen der Nutzung des Mental Health Assistenten. In diesem Fall ist die Übermittlung durch die Teilnahme von OpenAI am EU-U.S. Data Privacy Framework sowie durch Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO abgesichert.

16. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Ihnen eine optimale Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen. Analytische oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

18. Weiterverarbeitung für andere Zwecke

Eine Weiterverarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten für andere Zwecke ist nicht geplant. Sollte dies in Zukunft notwendig werden, werden Sie vor einer solchen Weiterverarbeitung entsprechend informiert.

19. Zeitpunkt der Bereitstellung der Informationen

Diese Informationen werden Ihnen spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung und innerhalb eines Monats nach Erhebung der Daten bereitgestellt.

20. Anpassungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen unserer Dienstleistungen zu berücksichtigen.

1. General information on data protection

Thank you for using our services. The protection of your personal data is important to us. This privacy policy explains how we process personal data, when you use our services. We only collect the data that is necessary for the use of our platform, and do not pass it on to third parties without your consent.

2. Person responsible for data processing

Responsible within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR):

Mindvise
Pascal Seitz
Lamprecht Str. 51
63739 Aschaffenburg, Germany

Phone: 01579-2526192
E-mail: kontakt@mindvise.de
Website: https://mental.mindvise.de

3. Collection and use of personal data

We only collect the data provided by you (first name, e-mail address, telephone number, business code, consultation topic, additional information transmitted on the consultation request) that was transmitted when booking consultation appointments. This data is stored on our server for 30 days and then backed up locally for 12 months. Our freelance consultants receive your data when an appointment is booked and also store it locally for a maximum of 12 months. For service agreements with a limit on monthly consultations per employee, the data is used to monitor compliance with the set limits.

4. Booking via hotline

As an alternative to online booking, you have the option of booking appointments via the hotline listed above so that you do not have to enter any data via the booking system.

5. Voluntariness of use

Use of the advisory services via the platform is voluntary. There are no disadvantages if you do not wish to take advantage of the offer.

6. Legal basis of the processing

Your data is processed on the following legal bases:

• Consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR): Your voluntary consent when providing the data for booking appointments.
• Fulfillment of a contract (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR): Processing of data for the provision of our services.
• Protection of legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR): Data processing is carried out in the interest of the smooth operation of our services, provided that no interests of the data subject worthy of protection prevail.

7. Processing of special categories of data

As part of the consultation, information may be processed that allows conclusions to be drawn about your mental health (e.g. through free text information on stress or concerns). This data is considered special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR. The processing takes place exclusively with your express consent in accordance with Art. 9 para. 2 lit. a GDPR. This consent is voluntary and can be revoked at any time.

8. Video communication

For video communication, we recommend using Jitsi Meet on our server at https://meet.mindvise.de. Advisors are free to decide whether to use this server or choose an alternative platform, which will be communicated to you in advance by e-mail. In this case, the data protection provisions of the chosen provider apply. If you do not wish to use an alternative provider as a video communication tool, you can communicate this by sending an e-mail to the selected consultant in advance. When using the Mindvise-hosted Jitsi Meet instance, personal data such as IP addresses may be collected. This data is used exclusively to enable communication and is not passed on to third parties.

9. Mental Health Assistent (ChatGPT API)

When using the digital mental health assistant, your voluntary free text entries can be transmitted to the OpenAI API for processing. The processing is pseudonymized (without direct name or identity assignment) and exclusively for the provision of the assistant function. The transfer is secured by the conclusion of standard contractual clauses in accordance with Art. 46 GDPR and OpenAI’s participation in the EU-U.S. Data Privacy Framework.

10. Technical and organizational measures (TOMs)

We have implemented the following measures to ensure the protection of your data:

• Access control: The servers are provided by ISO-certified providers (Netcup, Alfahosting).
• Access control: Access is only granted via password-protected systems with strict password guidelines.
• Encryption and data backup: All data transmissions are SSL-encrypted. Data is deleted every 30 days and backed up locally.
• Forwarding control: Encrypted communication channels (e-mail, SSL) are used.
• Separation control: Logical separation of test and production data.
• Integrity control: Regular backups and version controls ensure data integrity.
• Roles and rights system: Administrative access is restricted; there is no access to personal content.

11 Rights of the data subjects

You have the right, to request information about the personal data stored about you at any time and to request the correction, deletion or restriction of the processing of this data. You also have the right to data portability and the right to object. You can withdraw your consent to the processing of personal data at any time.

12. Right to erasure (“right to be forgotten”)

You have the right to request the deletion of your personal data if:

• the data is no longer required for the original purpose;
• You withdraw your consent and there is no other legal basis for processing;
• You object to the processing and there are no overriding legitimate grounds;
• the data was processed unlawfully;
• the deletion is necessary to fulfill a legal obligation.

13. Right to lodge a complaint with the supervisory authority

If you believe that the processing of your data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority:

The Bavarian State Commissioner for Data Protection
P.O. Box 22 12 19, 80502 Munich
E-mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

14. Duration of data storage

Personal data is stored on our server for a maximum of 30 days. At the end of this period, the data is deleted and backed up locally. Freelance consultants store the data locally for up to 12 months and then delete it permanently.

15. Data transfer to third parties and third countries

We do not pass on personal data to third parties without your consent. Personal data is only transferred to third countries in the context of using the Mental Health Assistant. In this case, the transfer is secured by OpenAI’s participation in the EU-U.S. Data Privacy Framework and by standard contractual clauses (SCCs) in accordance with Art. 46 GDPR.

16. Cookies and similar technologies

We only use technically necessary cookies on our website to enable you to make optimum use of our services. Analytical or marketing cookies are not used.

17. Automated decision-making including profiling

There is no automated decision-making or profiling within the meaning of Art. 22 GDPR.

18. Further processing for other purposes

Further processing of the personal data collected for other purposes is not planned. Should this become necessary in the future, you will be informed accordingly prior to such further processing.

19. Time of provision of the information

This information is provided to you at the latest at the time of data collection and within one month of the data being collected.

20. Adjustments to this privacy policy

We reserve the right to amend this privacy policy if necessary, to comply with legal requirements or to reflect changes to our services.